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Como lidar com o excesso de e-mails?

Não, não estamos felizes com o número de e-mails que recebemos!

excesso de emails

Mas, sim, o e-mail é uma ferramenta importantíssima nos negócios e continua em crescimento – segundo estudo da Radicati (Palo Alto/CA), estamos em cerca de 116 bilhões de e-mails trocados diariamente nos negócios, e caminhamos para 129 bi em três anos.

O estudo relata também que um(a) profissional recebe, em média, 90 e-mails por dia, sendo 76 legítimos e o restante classificado como SPAM. E essa pessoa manda cerca de 30 mensagens/dia.

Como atingir produtividade e eficiência em meio a tantos e-mails indo e, principalmente, vindo?

Algumas dicas para lidarmos melhor com nossas inchadas caixas de entrada:

  1. Crie pastas e regras em sua caixa e entrada, fazendo divisão automática por assuntos, empresas, pessoas. Assim, você já sabe que um e-mail daquele cliente/projeto/prospect chegou sem precisar ler toda a lista de mensagens;
  2. Responder ou encaminhar um e-mail sem propósito claro ou novas informações relevantes significa que você apenas empurrou o problema para outro. Precisa confirmar uma data? Que tal ligar? “Eu ainda não resolvi a questão porque mandei o e-mail para confirmar o dia, estou esperando uma resposta”. Resumindo, você continua onde está, sem avançar;
  3. Faça perguntas ou peça informações inteligentes, objetivas e construtivas para a conversa. A chance de resposta é muito maior;
  4. Tenha clareza e seja sucinto, começando pelo campo subjetc/assunto;
  5. Não tenha vergonha de solicitar que seu endereço seja retirado de um loop/conversa/ thread (entre outros nomes dados à sequência de e-mails trocados sobre um mesmo assunto). Mas faça-o de maneira cortês;
  6. Quando responder, retire também os nomes que você julgar não pertinentes àquela conversa ou cujas funções sua resposta não tem relação;
  7. Ainda respondendo um e-mail com várias pessoas, pense em mudar o assunto acrescentando um termo sobre sua área de atuação (por exemplo, RE: projeto 1234 / COMUNICAÇÃO);
  8. Retire sua inscrição/assinatura de newsletters, e-mails marketing, informativos, etc., que você não lê. Leva muito menos tempo que apagá-los, e é quase certo que você se deparará com o mesmo conteúdo em outra plataforma se ele for relevante para você (como LinkedIn e Facebook);
  9. Incentive sua empresa a conversar! seja pessoalmente ou por telefone. Por exemplo, marcar/confirmar uma reunião é mais fácil assim do que por e-mail. Depois, claro, envie o convite para a agenda;
  10. Pergunte-se Eu preciso…
  • ser copiado em tudo o que a equipe conversa eletronicamente?
  • copiar tanta gente em minhas mensagens, mesmo que seja um simples “obrigado”?

São algumas ideias sobre o tema. Se tiver mais dicas, por favor, compartilhe aqui nos comentários ou com a gente no LinkedIn. Conecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

Uma curiosidade: sabe por que você recebe tanto e-mail marketing? Pelo simples fato que eles vendem, até mais que as redes sociais (11% a mais de retorno, segundo esse artigo na Forbes).

Quando bem elaborados, eles são altamente personalizados e baseados em permissão – em algum momento você quis recebê-los e forneceu seu endereço – fazendo com que o alcance atinja 90%.

 

Dicas para uma entrevista – parte 2

 

preparação para entrevista

No post anterior, comentamos ações que devem ser evitadas numa entrevista para a imprensa, qualquer que seja o tipo de mídia (revista, jornal, TV, blog, etc.).

Agora, abordaremos como se preparar para uma, ou seja o que fazer antes de atender o/a jornalista:

  1. Prepare-se:informe-se com seu assessor de imprensa ou com o/a próprio jornalista. Pergunte qual o assunto de interesse e revise seus conhecimentos e opiniões sobre o tema. Mais que isso, pergunte que tipo de questões ele/a pretende fazer, e tenha anotações à mão se achar necessário – principalmente quando tiver que abordar números e estatísticas.
  2. Seja ágil e prestativo: quanto mais rápida e colaborativa for sua resposta à solicitação de entrevista ou informação, maior as chances de exposição positiva e recorrente. Portanto, fique atento às demandas da sua assessoria de imprensa ou área de comunicação da empresa em que trabalha.
  3. Seja sucinto: pense em respostas objetivas e diretas, visando a facilitar o entendimento. Dica ainda mais importante se for o caso de entrevistas para rádio ou TV, quando o tempo para respostas costuma ser curto.
  4. Seja sincero: se não tiver/souber uma informação, não hesite em dizer isso ao repórter. Ofereça-se para buscar a informação e responder mais tarde ou, ainda, indique alguém que tenha a resposta. Isso baseará uma relação de confiança.

PS: Se tiver dúvidas ou precisar de mais dicas, estamos no LinkedInConecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

 

É hora de contratar uma assessoria de imprensa?


Lendo jornal assessoria de imprensa

Quatro sinais que está na hora de contar com uma Assessoria de Imprensa!

Empresas, instituições e empreendedores podem ter dúvida sobre qual o momento certo de contratar uma Assessoria de Comunicação para realizar um bom relacionamento com a imprensa.
Alguns sinais claros que “sim, é hora de contratar” estão dentro da sua corporação ou em seus competidores.

1 – Seu concorrente aparece na mídia, sua empresa não!

Você abre os jornais, sites e blogs, ou vê/ouve os noticiários e dá de cara com seu concorrente com frequência. Aquele com um produto, serviço ou conhecimento similar, ou até mesmo inferior, ao seu está lá falando sobre o segmento, apresentando seus diferenciais.

Com certeza ele criou uma relação produtiva com jornalistas, e a chance de ele já contar com uma assessoria de imprensa para isso é enorme. Não fique para trás!

2 – Você tem boas histórias para contar

  • Os resultados estão muito bons?
  • Você está mudando modelos consagrados de negócio (ou tem um business disruptivo, como diz o ecossistema empreendedor)?
  • Conseguiu inovações para seu setor?
  • O público ou empresas estão sendo ajudados por seu negócio?

É hora de conversar com um especialista, um assessor de comunicação ou imprensa.

3 – Tem jornalista batendo na sua porta

Jornalistas descobrem seu produto, ou precisam do seu conhecimento ou perguntam algo sobre a performance da sua empresa.

É hora de avaliar como tirar o melhor proveito disso para a imagem do seu negócio, e também como atender essa demanda da melhor maneira possível para os dois lados – com bom conteúdo para a imprensa, sem conturbar a rotina do lado da empresa. Um bom projeto de Comunicação e Relacionamento com a Mídia mostrará o caminho.

4 – Seus executivos dão entrevista e você não sabe

De repente um diretor ou especialista do seu time começa a dar entrevistas, e outro, mais um… E todos falando de assuntos inerentes à atuação deles e ao negócio.

É necessário profissionalizar essa relação com os jornalistas, para que a empresa e toda a equipe ganhe com isso – atendimento mais dinâmico, potencialização da exposição, não deixar pontas soltas nas entrevistas, entre outros benefícios.

Se encaixou em uma ou mais das situações acima? Considere falar com uma Agência de Comunicação que tenha entre seus produtos a Assessoria de Imprensa.

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Seis dicas pro trabalho de Assessoria de Comunicação vender mais!

Claro que muitos nos procuram para consolidar imagem frente à concorrência, em busca de exposição positiva junto a investidores ou patrocinadores, reconhecimento de marca, etc. Mas o foco de 70%, principalmente de empreendedores e PMEs, é ajudar nas vendas.

Um cliente, estreante no mundo da Comunicação Corporativa, nos contratou porque “O mundo mudou, não consigo mais telefonar e marcar uma reunião como se fazia antigamente. Então quero aparecer para que meu telefone toque”.

Com informações interessantes para divulgar, já viu sua empresa, em menos de três meses, em veículos de enorme relevância como Folha de S. Paulo, Valor, Época, O Globo, entre outros.

Mas o telefone não tocou. O e-mail não chegou. O whatsapp/Skype/Messenger/FaceTime não apitou.

Analisando as demais ferramentas e iniciativas de Comunicação da empresa, uma consultoria de São Paulo, vimos que a aposta na Assessoria de Imprensa estava acontecendo isoladamente. Isso não é mais suficiente num mundo de tantas informações pipocando exaustivamente na tela do computador ou celular, e disputando continuamente a atenção do leitor – ou futuro cliente.

Imagine a cena: o executivo que você quer atingir, aquele que vai comprar prestação de serviços ou produtos de sua empresa, lê uma matéria com ou sobre você. “Puxa, isso é interessante, vou ligar para essa empresa”.

Nesse meio tempo, a secretária deixou um documento urgente, 32 e-mails chegaram, o grupo da equipe no Whatsapp tem outras dezenas de notificações, a matéria seguinte também é interessante… pronto: a sua empresa entrou para a memória, que precisará ser novamente provocada.

Qual a solução: múltiplas ações, todas simples, desenvolvidas em ambiente propício para o seu público-alvo interagir com você.

Seis ações de comunicação para ajudar na geração de leads:

  1. Quando sair uma matéria, coloque no LinkedIn da empresa (sim, ela precisa ter uma página bem produzida e atualizada).
  2. Depois compartilhe essa notícia no seu perfil profissional (que você manterá ativo!) com um lembrete: “Hoje estamos no JORNAL TAL com nosso PROJETO/PRODUTO/SERVIÇO”.
  3. O mesmo vale para o Facebook, ainda mais se seu target for pessoa-física, consumidor final. Um cliente de mercado financeiro captou vários investidores nessa rede com um único post de uma matéria.
  4. Modele um e-mail marketing para compartilhar as principais notícias com clientes e prospects. Outro cliente da Comunicare, este B2B, mandou o tal e-mail com sua matéria no Estadão e recebeu de volta elogios – e pedidos de reunião.
  5. Atualize o site o quanto antes, e coloque lá a notícia e o seu contato. A imagem que o futuro cliente encontrar na internet deve ser condizente com o que viu no jornal – e, assim, de cara ter a certeza “Ah, são esses mesmos!”.
  6. Pense ainda no Whatstapp, grupos de LinkedIn ou Facebook, Instagram se for pertinente ao seu negócio.

Resumindo, faça a notícia chegar a sua network e pipeline de prospects por vários canais. É tão importante quanto o Valor, Folha, Época, revistas especializadas, etc, falarem bem de você.

O que todas as ações acima têm em comum?

1 – Deixam seu cliente a somente um clique (responder/curtir/comentar/telefonar) de sua empresa.

2 – Sua Agência de Comunicação pode realizá-las rapidamente, sem implicar mais trabalho para você.

 

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Quanto custa uma Assessoria de Imprensa?

Eis uma pergunta recorrente e com múltiplas variáveis para responder.quanto_custa_assessoria_imprensa

Basicamente você estará pagando a soma da estrutura da agência com a remuneração de assessores de imprensa, relações-públicas e outros profissionais dedicados ao projeto.

O fator mais preponderante é o nível dos jornalistas, RPs e demais profissionais de Comunicação envolvidos em cada projeto de assessoria de imprensa.

Bons profissionais têm preço – e valem esse investimento.

Ao pedir orçamentos indiscriminadamente, você receberá de preços irrisórios (já vimos cobrarem R$ 500,00 ou R$ 1.000,00. Mas não confie, aliás fuja!) a somas estelares – essas últimas, normalmente, são de grandes agências para grandes companhias que exigem, além de inteligência, volume alto de horas dedicadas.

No meio do caminho, há agências de médio porte e as boutiques, com profissionais ultra especializados e estrutura otimizada.

Mas, se sua necessidade é posicionar bem sua empresa nos principais veículos que influenciam seu segmento de atuação, tenha em mente que isso é algo relevante, estratégico e não são profissionais e agências mal remunerados que vão conseguir.

Para saber se está bem pago, o ideal é tentar ligar a complexidade dos seus assuntos e necessidades da sua empresa ao valor que lhe foi pedido. Mas, mais uma vez, não confie em orçamentos ‘baratinhos’.

Você contrataria um médico baratinho, ou chamaria aquele que você confia para cuidar da sua saúde?

O mesmo vale para a imagem da sua empresa!

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Assessoria de imprensa é baseada em relacionamento profissional com as redações

jornais

 

Uma dúvida constante: A quais veículos vocês têm acesso?

– Sem arrogância ou exagero, a todos. Se ainda não tivermos o acesso, nós construímos.

O diálogo acima fez parte de uma reunião recente da Comunicare com um prospect que busca assessoria de imprensa, e denota bem o movimento que vivemos no meio.

Se a profissionalização no atendimento é necessária e irreversível, essa dinâmica também se verifica no relacionamento com os veículos de comunicação. Acabou, ou tem seu fim próximo, a era do “sou amigo do fulano na redação”.

Hoje, prevalece a Assessoria de Imprensa que construir relações profissionais e eficientes com os mais diversos veículos que façam diferença para o negócio de seu cliente.

Outra conversa, desta vez com um cliente, também ilustra e esclarece bem o tema:

– Precisarei pagar para sair aqui?!, perguntou o cliente em tom contrariado, com um grande jornal na mão. Meus concorrentes estão lá!, emendou.

– Calma, eles estão trabalhando marca e relacionamento com a imprensa há muito tempo. Nós começamos há pouco, mas já estamos comprovando para esse mesmo jornal que sua empresa merece estar lá.

Poucas semanas depois, uma matéria de meia página confirmou o progresso.

Ou seja, nem amizade, nem matéria paga. O fator-chave de sucesso é o profissionalismo.

Obs.: no primeiro diálogo, a melhor maneira de sanar a dúvida foi “vamos abordar de outra maneira. Você quer saber onde meus clientes têm aparecido? Esta semana tivemos matérias em…”.

Assessoria de Imprensa – O que eu preciso fazer?

Imagem Blog

 

 

Voltando ao tema O que faz uma Assessoria de Imprensa (clique se quiser relembrar), sempre nos perguntam “qual será minha parte, o que eu terei que fazer?”.

Uma máxima que usamos muito é que a Assessoria de Imprensa é uma via de duas mãos, ou seja, processos, informações e demandas precisam fluir para os dois lados.

Isso significa que o cliente precisa ter uma participação ativa e consciente, mas que não demanda muitas horas.

Em três lances, é papel do cliente:

1 – passar informações completas e precisas (pode até ser em excesso, depois a assessoria depura). Ou abrir o acesso à fonte dos dados;

2 – atender a imprensa com prioridade – pois essas demandas não caem do céu, na maioria das vezes um trabalho complexo foi executado para que ela surgisse – e sua empresa está investindo para que isso ocorra;

3 – confiar na Assessoria de Imprensa, seja ela interna ou contratada. E confiar significa abrir todos os números e dados, atender as orientações e seguir as estratégias definidas por esses profissionais para todas as situações, inclusive e principalmente nas crises de imagem.

IMPORTANTE:

Para dar certo, a Assessoria de Imprensa precisa ter um sponsor interno, ou seja alguém dentro da empresa responsável pela interface e que realmente seja um entusiasta do trabalho. Não adianta colocar a Assessoria de Imprensa como job de alguém sobrecarregado.

É assunto relevante, estratégico, prioridade para quem quer se comunicar bem. E deve ser tratado como tal!

Abraços,

Comunicare

Posso ler a matéria antes de ser publicada? – Parte 2

No último post do Blog da Comunicare, abordamos uma das questões mais comuns em nossa atuação em Assessoria de Imprensa:

Minha assessoria de imprensa conseguiu uma entrevista ou matéria. Posso ler antes de ser publicada? (clique para ler).

O assunto é interessante e rendeu mais uma colaboração valiosa, agora do Costábile Nicoletta* (abaixo). Se você tiver uma visão diferente ou história para contar, como o Costábile, comente o post ou envie para nós. Este espaço é colaborativo.

O grande problema nessas situações é que a fonte trata o repórter como se fosse um subordinado seu, ao impor a leitura prévia do que se vai escrever. Cabe ao assessor de imprensa orientar seu cliente sobre os males que isso pode causar.

Em todos os periódicos em que trabalhei, nunca permiti que os repórteres sob a minha coordenação enviassem o texto para a “aprovação” do entrevistado. Certa vez, quando eu trabalhava no Estadão, a vice-presidente de comunicação do JP Morgan praticamente exigiu que eu lhe mandasse uma cópia do que eu publicaria depois de entrevistar um dos executivos do banco para uma matéria de fim de semana. Ela argumentou que os jornalistas americanos fazem isso com frequência. Respondi que os jornalistas brasileiros, escaldados pela censura, dificilmente faziam isso e que, se essa fosse uma condição para a entrevista, ela seria cancelada. A matéria foi publicada.

Mas Elio Gaspari, um dos jornalistas mais respeitados do Brasil, não vê problema em submeter o texto ao entrevistado antes, a fim de evitar equívocos. “Até porque”, disse Gaspari numa palestra no Estadão quando ele trabalhou lá, “o repórter só mudará aquilo que julgar que deve alterar, pois o texto continua sendo de autoria do jornalista, não da fonte.” 

*Costábile Nicoletta – Jornalista com 31 anos de profissão, especializado em economia e negócios e passagem em cargos de edição e direção nos jornais Gazeta Mercantil, O Estado de S. Paulo, Valor Econômico, Estado de Minas, Meio & Mensagem, Brasil Econômico e revista Carta Capital.

 

Minha assessoria de imprensa conseguiu uma entrevista ou matéria. Posso ler antes de ser publicada?

Essa é uma das perguntas mais recorrentes quando tratamos da relação empresa/jornalista. E a resposta, neste caso, é direta: “não”.

A única exceção é se o jornalista solicitar que você leia caso ele tenha alguma dúvida – isso é extremamente raro, ocorre às vezes em entrevistas sobre temas mais técnicos.

“Mas se sou eu que dou as informações, por que não posso ler? A assessoria de imprensa não deveria conseguir isso?”

Mais uma vez, não. A decisão está na mão do jornalista, que é o ‘dono’ do texto, o responsável por ele – da mesma maneira que as informações contidas ali serão responsabilidade dele e passíveis de correção caso contenham erro (assunto para outro post).

E, ressaltamos, não vale a pena pressionar para que a assessoria de imprensa solicite a leitura, apele à boa-vontade do jornalista.

A possibilidade é enorme de gerar sentimento negativo: “Como assim, ler meu texto? Acha que não entendi ou não sei escrever?”.

Tenha certeza que o relacionamento com esse jornalista e possivelmente seus colegas de redação ficará muito mais difícil dali por diante.

A visão do outro lado – o que diz Angelo Pavini*, do Blog Arena do Pavini:

A melhor resposta que vi sobre esse tema foi a de um repórter que disse para o assessor de imprensa: “se ele não tem certeza do que falou, eu tenho certeza do que ouvi”.

O ponto fundamental é que deve haver uma relação de confiança entre fonte e repórter. E essa confiança implica em riscos de ambas as partes. Repórteres que gravam as entrevistas ajudam a reduzir o risco de erros, e o assessor pode ajudar ao gravar também.

O ponto principal, porém, é que, ao submeter o texto ao entrevistado, o jornalista abre espaço para pedidos de mudanças e interferências em seu trabalho, envolvendo até modificações no que foi dito realmente.

Não é raro o entrevistado despreparado para lidar com a imprensa ou muito espontâneo se arrepender depois do que falou e tentar mudar as declarações mais polêmicas ou estratégicas.

Trata-se ainda de uma questão de respeito ao trabalho o jornalista, ao demonstrar confiança em sua capacidade de interpretar e traduzir as afirmações. 

Da mesma forma, há casos em que o próprio repórter recorre à fonte para verificar se o que ele escreveu está correto, principalmente em assuntos mais técnicos. Mas, em todos os casos, o papel da fonte deve ser o de se colocar à disposição do repórter para esclarecer qualquer dúvida, facilitando o contato ao máximo para evitar possíveis erros.

O que Pavini comentou aponta para outro papel importante da assessoria de imprensa: trabalhar para evitar ruídos na comunicação. Isso pode ser feito anteriormente à entrevista, preparando materiais de apoio, e após a conversa, reconfirmando os números, enviando os dados solicitados por escrito, entre outras atitudes.

Mas, resumindo, não, você não poderá ler/aprovar a matéria, seja ela sobre um assunto de sua especialidade ou mesmo sobre você ou sua empresa.

* Angelo Pavini (www.arenadopavini.com.br) é jornalista formado pela Pontifícia Universidade de São Paulo (PUC-SP), com 22 anos de experiência na cobertura do mercado financeiro e de assuntos ligados a finanças pessoais. Foi editor do caderno Eu & Investimentos do Valor Econômico, coordenador de cobertura de mercados do canal de TV brasileiro da Bloomberg, editor do serviço de notícias em tempo real da agência Reuters, coordenador em São Paulo do serviço de notícias financeiras em tempo real da Agência O Globo e editor de Finanças e do caderno de serviços financeiros Suas Contas do jornal O Estado de S.Paulo. 

O que faz uma assessoria de imprensa?

Bem-vindo ao Blog da Comunicare

Criamos este espaço para falar de Comunicação de maneira direta e simples.

Trataremos principalmente de dúvidas que encontramos em nosso dia-a-dia, em conversas com empresas, jornalistas, empreendedores e profissionais de comunicação e marketing.

Serão temas dos mais simples aos mais complexos, buscando responder várias questões sobre o nosso meio.

O blog será escritos por nós da Comunicare, mas também teremos sempre colaborações externas – assim a visão fica mais completa.

Por falar em dúvidas, se tiver alguma sobre assessoria de imprensa, produção de conteúdo, estratégias de comunicação, relacionamento com imprensa, ou outro assunto relacionado à Comunicação em geral, mande para nós.

Teremos prazer em responder.

E começamos com uma pergunta que pode parecer simples, mas é recorrente:

“O que faz uma assessoria de imprensa?”

Para nós, a melhor resposta é “Proporciona um relacionamento profissional entre o cliente e a imprensa”.

Ou seja, a assessoria de imprensa é responsável por fazer com que o conteúdo da sua empresa chegue às mãos dos jornalistas com a mensagem correta, em qualquer situação.

Seja propondo um tema para uma matéria (sugestão de pauta), divulgando informações para os veículos que trabalham aquele assunto, respondendo demandas ou agendando uma entrevista – nesse caso, mesmo que o cliente fale direto com o jornalista, a assessoria o ajudará a saber o que esse entrevistador precisa e a apurar e organizar essas informações.

Em todos esses casos, a missão é a mesma – fazer com que a informação ou versão da empresa chegue ao jornalista da maneira correta e adequada.

De maneira resumida, o que a Assessoria de Imprensa pode e deve fazer?

    • Apurar o que uma empresa tem de relevante para a imprensa
    • Fazer com que empresa e jornalista interajam profissionalmente
    • Dimensionar o potencial de divulgação de cada projeto ou acontecimento
    • Elaborar materiais jornalísticos de qualidade
    • Construir mailings precisos e assim enviar a informação pertinente ao jornalista correto
    • Divulgar novidades, projetos e informações
    • Agendar entrevistas e preparar os entrevistados
    • Identificar e treinar os melhores porta-vozes
    • Garantir que a empresa seja ouvida quando houver questionamentos

Isso é só o começo, destrincharemos mais nos próximos posts.

E o que não deve (ou deveria) fazer?

  •  Prometer matérias, uma vez que a palavra final é sempre do jornalista
  • Divulgar sem critério, seja de conteúdo ou de alvo
  • Trabalhar informações falsas ou imprecisas
  • Envolver-se com a área comercial das publicações – isso é para os publicitários

E outras coisas mais que acabam por atrapalhar o dia a dia com clientes e redações.

Volte mais vezes, teremos sempre novidades!

Um abraço!

Comunicare

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