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Como lidar com o excesso de e-mails?

Não, não estamos felizes com o número de e-mails que recebemos!

excesso de emails

Mas, sim, o e-mail é uma ferramenta importantíssima nos negócios e continua em crescimento – segundo estudo da Radicati (Palo Alto/CA), estamos em cerca de 116 bilhões de e-mails trocados diariamente nos negócios, e caminhamos para 129 bi em três anos.

O estudo relata também que um(a) profissional recebe, em média, 90 e-mails por dia, sendo 76 legítimos e o restante classificado como SPAM. E essa pessoa manda cerca de 30 mensagens/dia.

Como atingir produtividade e eficiência em meio a tantos e-mails indo e, principalmente, vindo?

Algumas dicas para lidarmos melhor com nossas inchadas caixas de entrada:

  1. Crie pastas e regras em sua caixa e entrada, fazendo divisão automática por assuntos, empresas, pessoas. Assim, você já sabe que um e-mail daquele cliente/projeto/prospect chegou sem precisar ler toda a lista de mensagens;
  2. Responder ou encaminhar um e-mail sem propósito claro ou novas informações relevantes significa que você apenas empurrou o problema para outro. Precisa confirmar uma data? Que tal ligar? “Eu ainda não resolvi a questão porque mandei o e-mail para confirmar o dia, estou esperando uma resposta”. Resumindo, você continua onde está, sem avançar;
  3. Faça perguntas ou peça informações inteligentes, objetivas e construtivas para a conversa. A chance de resposta é muito maior;
  4. Tenha clareza e seja sucinto, começando pelo campo subjetc/assunto;
  5. Não tenha vergonha de solicitar que seu endereço seja retirado de um loop/conversa/ thread (entre outros nomes dados à sequência de e-mails trocados sobre um mesmo assunto). Mas faça-o de maneira cortês;
  6. Quando responder, retire também os nomes que você julgar não pertinentes àquela conversa ou cujas funções sua resposta não tem relação;
  7. Ainda respondendo um e-mail com várias pessoas, pense em mudar o assunto acrescentando um termo sobre sua área de atuação (por exemplo, RE: projeto 1234 / COMUNICAÇÃO);
  8. Retire sua inscrição/assinatura de newsletters, e-mails marketing, informativos, etc., que você não lê. Leva muito menos tempo que apagá-los, e é quase certo que você se deparará com o mesmo conteúdo em outra plataforma se ele for relevante para você (como LinkedIn e Facebook);
  9. Incentive sua empresa a conversar! seja pessoalmente ou por telefone. Por exemplo, marcar/confirmar uma reunião é mais fácil assim do que por e-mail. Depois, claro, envie o convite para a agenda;
  10. Pergunte-se Eu preciso…
  • ser copiado em tudo o que a equipe conversa eletronicamente?
  • copiar tanta gente em minhas mensagens, mesmo que seja um simples “obrigado”?

São algumas ideias sobre o tema. Se tiver mais dicas, por favor, compartilhe aqui nos comentários ou com a gente no LinkedIn. Conecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

Uma curiosidade: sabe por que você recebe tanto e-mail marketing? Pelo simples fato que eles vendem, até mais que as redes sociais (11% a mais de retorno, segundo esse artigo na Forbes).

Quando bem elaborados, eles são altamente personalizados e baseados em permissão – em algum momento você quis recebê-los e forneceu seu endereço – fazendo com que o alcance atinja 90%.