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Como lidar com o excesso de e-mails?

Não, não estamos felizes com o número de e-mails que recebemos!

excesso de emails

Mas, sim, o e-mail é uma ferramenta importantíssima nos negócios e continua em crescimento – segundo estudo da Radicati (Palo Alto/CA), estamos em cerca de 116 bilhões de e-mails trocados diariamente nos negócios, e caminhamos para 129 bi em três anos.

O estudo relata também que um(a) profissional recebe, em média, 90 e-mails por dia, sendo 76 legítimos e o restante classificado como SPAM. E essa pessoa manda cerca de 30 mensagens/dia.

Como atingir produtividade e eficiência em meio a tantos e-mails indo e, principalmente, vindo?

Algumas dicas para lidarmos melhor com nossas inchadas caixas de entrada:

  1. Crie pastas e regras em sua caixa e entrada, fazendo divisão automática por assuntos, empresas, pessoas. Assim, você já sabe que um e-mail daquele cliente/projeto/prospect chegou sem precisar ler toda a lista de mensagens;
  2. Responder ou encaminhar um e-mail sem propósito claro ou novas informações relevantes significa que você apenas empurrou o problema para outro. Precisa confirmar uma data? Que tal ligar? “Eu ainda não resolvi a questão porque mandei o e-mail para confirmar o dia, estou esperando uma resposta”. Resumindo, você continua onde está, sem avançar;
  3. Faça perguntas ou peça informações inteligentes, objetivas e construtivas para a conversa. A chance de resposta é muito maior;
  4. Tenha clareza e seja sucinto, começando pelo campo subjetc/assunto;
  5. Não tenha vergonha de solicitar que seu endereço seja retirado de um loop/conversa/ thread (entre outros nomes dados à sequência de e-mails trocados sobre um mesmo assunto). Mas faça-o de maneira cortês;
  6. Quando responder, retire também os nomes que você julgar não pertinentes àquela conversa ou cujas funções sua resposta não tem relação;
  7. Ainda respondendo um e-mail com várias pessoas, pense em mudar o assunto acrescentando um termo sobre sua área de atuação (por exemplo, RE: projeto 1234 / COMUNICAÇÃO);
  8. Retire sua inscrição/assinatura de newsletters, e-mails marketing, informativos, etc., que você não lê. Leva muito menos tempo que apagá-los, e é quase certo que você se deparará com o mesmo conteúdo em outra plataforma se ele for relevante para você (como LinkedIn e Facebook);
  9. Incentive sua empresa a conversar! seja pessoalmente ou por telefone. Por exemplo, marcar/confirmar uma reunião é mais fácil assim do que por e-mail. Depois, claro, envie o convite para a agenda;
  10. Pergunte-se Eu preciso…
  • ser copiado em tudo o que a equipe conversa eletronicamente?
  • copiar tanta gente em minhas mensagens, mesmo que seja um simples “obrigado”?

São algumas ideias sobre o tema. Se tiver mais dicas, por favor, compartilhe aqui nos comentários ou com a gente no LinkedIn. Conecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

Uma curiosidade: sabe por que você recebe tanto e-mail marketing? Pelo simples fato que eles vendem, até mais que as redes sociais (11% a mais de retorno, segundo esse artigo na Forbes).

Quando bem elaborados, eles são altamente personalizados e baseados em permissão – em algum momento você quis recebê-los e forneceu seu endereço – fazendo com que o alcance atinja 90%.

 

Dicas para uma entrevista – parte 2

 

preparação para entrevista

No post anterior, comentamos ações que devem ser evitadas numa entrevista para a imprensa, qualquer que seja o tipo de mídia (revista, jornal, TV, blog, etc.).

Agora, abordaremos como se preparar para uma, ou seja o que fazer antes de atender o/a jornalista:

  1. Prepare-se:informe-se com seu assessor de imprensa ou com o/a próprio jornalista. Pergunte qual o assunto de interesse e revise seus conhecimentos e opiniões sobre o tema. Mais que isso, pergunte que tipo de questões ele/a pretende fazer, e tenha anotações à mão se achar necessário – principalmente quando tiver que abordar números e estatísticas.
  2. Seja ágil e prestativo: quanto mais rápida e colaborativa for sua resposta à solicitação de entrevista ou informação, maior as chances de exposição positiva e recorrente. Portanto, fique atento às demandas da sua assessoria de imprensa ou área de comunicação da empresa em que trabalha.
  3. Seja sucinto: pense em respostas objetivas e diretas, visando a facilitar o entendimento. Dica ainda mais importante se for o caso de entrevistas para rádio ou TV, quando o tempo para respostas costuma ser curto.
  4. Seja sincero: se não tiver/souber uma informação, não hesite em dizer isso ao repórter. Ofereça-se para buscar a informação e responder mais tarde ou, ainda, indique alguém que tenha a resposta. Isso baseará uma relação de confiança.

PS: Se tiver dúvidas ou precisar de mais dicas, estamos no LinkedInConecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

 

Quanto custa uma Assessoria de Imprensa?

Eis uma pergunta recorrente e com múltiplas variáveis para responder.quanto_custa_assessoria_imprensa

Basicamente você estará pagando a soma da estrutura da agência com a remuneração de assessores de imprensa, relações-públicas e outros profissionais dedicados ao projeto.

O fator mais preponderante é o nível dos jornalistas, RPs e demais profissionais de Comunicação envolvidos em cada projeto de assessoria de imprensa.

Bons profissionais têm preço – e valem esse investimento.

Ao pedir orçamentos indiscriminadamente, você receberá de preços irrisórios (já vimos cobrarem R$ 500,00 ou R$ 1.000,00. Mas não confie, aliás fuja!) a somas estelares – essas últimas, normalmente, são de grandes agências para grandes companhias que exigem, além de inteligência, volume alto de horas dedicadas.

No meio do caminho, há agências de médio porte e as boutiques, com profissionais ultra especializados e estrutura otimizada.

Mas, se sua necessidade é posicionar bem sua empresa nos principais veículos que influenciam seu segmento de atuação, tenha em mente que isso é algo relevante, estratégico e não são profissionais e agências mal remunerados que vão conseguir.

Para saber se está bem pago, o ideal é tentar ligar a complexidade dos seus assuntos e necessidades da sua empresa ao valor que lhe foi pedido. Mas, mais uma vez, não confie em orçamentos ‘baratinhos’.

Você contrataria um médico baratinho, ou chamaria aquele que você confia para cuidar da sua saúde?

O mesmo vale para a imagem da sua empresa!

Que tal se conectar com a gente?

Estamos no LinkedInFábio Alberici e Adriana Cavalcanti

Crise – mexa-se ou afunde com ela

 

Soluções cômodas, zona de conforto, desperdício de recursos (seja inteligência, energia ou, obviamente, dinheiro) são algumas das posturas proibidas para quem quer atravessar com menos sustos um período desafiador. E sair até melhor do que entrou.

Resumindo, a crise é um ‘mexa-se ou afunde com ela’.

Na nossa área de comunicação corporativa, temos notado um movimento interessante de clientes: empresas líderes em seus setores revendo suas soluções e prestadores de serviços. A palavra de ordem é racionalizar para não cortar.

Do lado de cá do balcão, dos prestadores de serviços, isso traz desafios para os maiores players do mercado e também para as agências especializadas estilo boutique, caso da Comunicare.

As grandes precisam mostrar mais agilidade, rever custos, processos, colocar mais criatividade e personalização no atendimento – algo que nem sempre conseguem.

Já as boutiques, com sua alta especialização e personalização, têm que comprovar que essa é sua hora – ou seja, que são alternativas de custo mais racional, com maior dinamismo e flexibilidade, atuação mais focada nos objetivos de negócios dos clientes e resultados tão bons quanto as concorrentes. Tudo isso dentro de uma estrutura enxuta.

Por aqui, temos feito nossa parte e conquistado boas vitórias – já são dois os novos clientes no cenário atual.

Mexa-se!

 

Assessoria de Imprensa – O que eu preciso fazer?

Imagem Blog

 

 

Voltando ao tema O que faz uma Assessoria de Imprensa (clique se quiser relembrar), sempre nos perguntam “qual será minha parte, o que eu terei que fazer?”.

Uma máxima que usamos muito é que a Assessoria de Imprensa é uma via de duas mãos, ou seja, processos, informações e demandas precisam fluir para os dois lados.

Isso significa que o cliente precisa ter uma participação ativa e consciente, mas que não demanda muitas horas.

Em três lances, é papel do cliente:

1 – passar informações completas e precisas (pode até ser em excesso, depois a assessoria depura). Ou abrir o acesso à fonte dos dados;

2 – atender a imprensa com prioridade – pois essas demandas não caem do céu, na maioria das vezes um trabalho complexo foi executado para que ela surgisse – e sua empresa está investindo para que isso ocorra;

3 – confiar na Assessoria de Imprensa, seja ela interna ou contratada. E confiar significa abrir todos os números e dados, atender as orientações e seguir as estratégias definidas por esses profissionais para todas as situações, inclusive e principalmente nas crises de imagem.

IMPORTANTE:

Para dar certo, a Assessoria de Imprensa precisa ter um sponsor interno, ou seja alguém dentro da empresa responsável pela interface e que realmente seja um entusiasta do trabalho. Não adianta colocar a Assessoria de Imprensa como job de alguém sobrecarregado.

É assunto relevante, estratégico, prioridade para quem quer se comunicar bem. E deve ser tratado como tal!

Abraços,

Comunicare

Quanto custa uma matéria?

 

Imagem1Eis outra pergunta recorrente quando conversamos com empresas, principalmente aquelas que estão contando com serviços de assessoria de imprensa pela primeira vez * – quanto custa para ter uma matéria publicada?

Custa nada, ou pelo menos deveria ser assim.

Quando uma empresa contrata uma assessoria de imprensa, umas das principais missões da agência é tornar esse novo cliente interessante para os jornalistas que cobrem o seu meio de atuação.

E, assim, fazer com que a empresa figure nas matérias destes veículos – tudo sem custo, somente por interesse em informações de qualidade, confiáveis e voltadas ao público daquele jornal, revista, rádio, TV, site, blog, etc.

É como dizem no meio: “Se sua empresa precisa pagar para sair numa matéria e o veículo aceita receber por isso, os dois estão com sérios problemas”.

Mas e aqueles informes ou notas veiculados por empresas, às vezes na primeira página de jornais importantes?

São os chamados informes publicitários, que, sim, são pagos, devem ter diagramação diferenciando-os do conteúdo editorial e costumam ter efeito controverso – assunto para um novo post.

* Nem só aqueles que começam a lidar com Comunicação tem essa dúvida. Já vimos gerente de produto de multinacional perguntar ao seu colega de empresa:

– Nossa, que matéria bacana, quanto custou?

E, para sua surpresa, a resposta foi:

– Nada, trabalho da nossa assessoria de imprensa.

 

Abraços,
Comunicare

 

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