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Como lidar com o excesso de e-mails?

Não, não estamos felizes com o número de e-mails que recebemos!

excesso de emails

Mas, sim, o e-mail é uma ferramenta importantíssima nos negócios e continua em crescimento – segundo estudo da Radicati (Palo Alto/CA), estamos em cerca de 116 bilhões de e-mails trocados diariamente nos negócios, e caminhamos para 129 bi em três anos.

O estudo relata também que um(a) profissional recebe, em média, 90 e-mails por dia, sendo 76 legítimos e o restante classificado como SPAM. E essa pessoa manda cerca de 30 mensagens/dia.

Como atingir produtividade e eficiência em meio a tantos e-mails indo e, principalmente, vindo?

Algumas dicas para lidarmos melhor com nossas inchadas caixas de entrada:

  1. Crie pastas e regras em sua caixa e entrada, fazendo divisão automática por assuntos, empresas, pessoas. Assim, você já sabe que um e-mail daquele cliente/projeto/prospect chegou sem precisar ler toda a lista de mensagens;
  2. Responder ou encaminhar um e-mail sem propósito claro ou novas informações relevantes significa que você apenas empurrou o problema para outro. Precisa confirmar uma data? Que tal ligar? “Eu ainda não resolvi a questão porque mandei o e-mail para confirmar o dia, estou esperando uma resposta”. Resumindo, você continua onde está, sem avançar;
  3. Faça perguntas ou peça informações inteligentes, objetivas e construtivas para a conversa. A chance de resposta é muito maior;
  4. Tenha clareza e seja sucinto, começando pelo campo subjetc/assunto;
  5. Não tenha vergonha de solicitar que seu endereço seja retirado de um loop/conversa/ thread (entre outros nomes dados à sequência de e-mails trocados sobre um mesmo assunto). Mas faça-o de maneira cortês;
  6. Quando responder, retire também os nomes que você julgar não pertinentes àquela conversa ou cujas funções sua resposta não tem relação;
  7. Ainda respondendo um e-mail com várias pessoas, pense em mudar o assunto acrescentando um termo sobre sua área de atuação (por exemplo, RE: projeto 1234 / COMUNICAÇÃO);
  8. Retire sua inscrição/assinatura de newsletters, e-mails marketing, informativos, etc., que você não lê. Leva muito menos tempo que apagá-los, e é quase certo que você se deparará com o mesmo conteúdo em outra plataforma se ele for relevante para você (como LinkedIn e Facebook);
  9. Incentive sua empresa a conversar! seja pessoalmente ou por telefone. Por exemplo, marcar/confirmar uma reunião é mais fácil assim do que por e-mail. Depois, claro, envie o convite para a agenda;
  10. Pergunte-se Eu preciso…
  • ser copiado em tudo o que a equipe conversa eletronicamente?
  • copiar tanta gente em minhas mensagens, mesmo que seja um simples “obrigado”?

São algumas ideias sobre o tema. Se tiver mais dicas, por favor, compartilhe aqui nos comentários ou com a gente no LinkedIn. Conecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

Uma curiosidade: sabe por que você recebe tanto e-mail marketing? Pelo simples fato que eles vendem, até mais que as redes sociais (11% a mais de retorno, segundo esse artigo na Forbes).

Quando bem elaborados, eles são altamente personalizados e baseados em permissão – em algum momento você quis recebê-los e forneceu seu endereço – fazendo com que o alcance atinja 90%.

 

Dicas para uma entrevista – parte 2

 

preparação para entrevista

No post anterior, comentamos ações que devem ser evitadas numa entrevista para a imprensa, qualquer que seja o tipo de mídia (revista, jornal, TV, blog, etc.).

Agora, abordaremos como se preparar para uma, ou seja o que fazer antes de atender o/a jornalista:

  1. Prepare-se:informe-se com seu assessor de imprensa ou com o/a próprio jornalista. Pergunte qual o assunto de interesse e revise seus conhecimentos e opiniões sobre o tema. Mais que isso, pergunte que tipo de questões ele/a pretende fazer, e tenha anotações à mão se achar necessário – principalmente quando tiver que abordar números e estatísticas.
  2. Seja ágil e prestativo: quanto mais rápida e colaborativa for sua resposta à solicitação de entrevista ou informação, maior as chances de exposição positiva e recorrente. Portanto, fique atento às demandas da sua assessoria de imprensa ou área de comunicação da empresa em que trabalha.
  3. Seja sucinto: pense em respostas objetivas e diretas, visando a facilitar o entendimento. Dica ainda mais importante se for o caso de entrevistas para rádio ou TV, quando o tempo para respostas costuma ser curto.
  4. Seja sincero: se não tiver/souber uma informação, não hesite em dizer isso ao repórter. Ofereça-se para buscar a informação e responder mais tarde ou, ainda, indique alguém que tenha a resposta. Isso baseará uma relação de confiança.

PS: Se tiver dúvidas ou precisar de mais dicas, estamos no LinkedInConecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

 

Dicas para uma boa entrevista – parte 1

Como Dar entrevistaSeja para rádio, TV, impressos ou online, há alguns comportamento e hábitos que podem ajudar a ter um bom desempenho quando conceder uma entrevista.

O ideal é conversar com sua assessoria de imprensa sobre as necessidades e expectativas do repórter – ou até mesmo pensar em um media trainning.

Aqui, listamos aqui algumas ações a serem EVITADAS:

  • Não diga “Escreve aí na sua matéria” ou ordens do gênero;
  • Nunca peça para ler o texto ou ver o vídeo antes de ser publicado, a menos que o próprio jornalista ofereça (algo cada vez mais raro). Já falamos sobre isso nos dois posts abaixo, com participações especiais:

Minha assessoria de imprensa conseguiu uma entrevista. Posso ler antes de ser publicada?Posso ler a matéria antes de ser publicada? – Parte 2

  • Evite interromper uma pergunta, mesmo que seja polêmica ou tenha fatos ou conceitos incorretos – principalmente em entrevistas para rádio e TV. Vai parecer impaciente ou contrariado com o assunto, o que pode gerar uma percepção errada sobre você;
  • Não se precipite ou perca a calma, mesmo diante de perguntas difíceis. Se for pego de surpresa, peça tempo para tomar pé da situação ou trazer a resposta adequada, conversando com sua assessoria de imprensa;
  • Não dê opiniões pessoais que sejam diferentes das profissionais. Afinal, você está falando por sua empresa;
  • Não crie situações ou fatos para agradar ao jornalista ou tentar passar uma boa imagem de sua empresa.

PS: Esse tipo de orientação, com ainda mais detalhes e personalizadas, são colocadas nos manuais de imprensa que elaboramos para nossos clientes. Se quiser debater ou ter mais informações sobre esses assuntos, estamos no LinkedIn.

Conecte-se conosco: Fábio Alberici e Adriana Cavalcanti.

É hora de contratar uma assessoria de imprensa?


Lendo jornal assessoria de imprensa

Quatro sinais que está na hora de contar com uma Assessoria de Imprensa!

Empresas, instituições e empreendedores podem ter dúvida sobre qual o momento certo de contratar uma Assessoria de Comunicação para realizar um bom relacionamento com a imprensa.
Alguns sinais claros que “sim, é hora de contratar” estão dentro da sua corporação ou em seus competidores.

1 – Seu concorrente aparece na mídia, sua empresa não!

Você abre os jornais, sites e blogs, ou vê/ouve os noticiários e dá de cara com seu concorrente com frequência. Aquele com um produto, serviço ou conhecimento similar, ou até mesmo inferior, ao seu está lá falando sobre o segmento, apresentando seus diferenciais.

Com certeza ele criou uma relação produtiva com jornalistas, e a chance de ele já contar com uma assessoria de imprensa para isso é enorme. Não fique para trás!

2 – Você tem boas histórias para contar

  • Os resultados estão muito bons?
  • Você está mudando modelos consagrados de negócio (ou tem um business disruptivo, como diz o ecossistema empreendedor)?
  • Conseguiu inovações para seu setor?
  • O público ou empresas estão sendo ajudados por seu negócio?

É hora de conversar com um especialista, um assessor de comunicação ou imprensa.

3 – Tem jornalista batendo na sua porta

Jornalistas descobrem seu produto, ou precisam do seu conhecimento ou perguntam algo sobre a performance da sua empresa.

É hora de avaliar como tirar o melhor proveito disso para a imagem do seu negócio, e também como atender essa demanda da melhor maneira possível para os dois lados – com bom conteúdo para a imprensa, sem conturbar a rotina do lado da empresa. Um bom projeto de Comunicação e Relacionamento com a Mídia mostrará o caminho.

4 – Seus executivos dão entrevista e você não sabe

De repente um diretor ou especialista do seu time começa a dar entrevistas, e outro, mais um… E todos falando de assuntos inerentes à atuação deles e ao negócio.

É necessário profissionalizar essa relação com os jornalistas, para que a empresa e toda a equipe ganhe com isso – atendimento mais dinâmico, potencialização da exposição, não deixar pontas soltas nas entrevistas, entre outros benefícios.

Se encaixou em uma ou mais das situações acima? Considere falar com uma Agência de Comunicação que tenha entre seus produtos a Assessoria de Imprensa.

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15 lições para vencer no mundo corporativo – Sonhar Alto, Pensar Grande

livro sonhar alto assessoria de imprensa

No post de hoje, abordamos um novo livro, para o qual estamos realizando a divulgação e assessoria de imprensa.

Mas aqui a ideia é deixar um pouco de lado  as estratégias e assuntos de comunicação para falar do livro em si, já que ele traz bons conteúdos para o desenvolvimento pessoal e dentro das empresas – inclusive nas áreas e agências de Comunicação e Marketing.

O autor é o Theunis Marinho, ex-CEO da Bayer Polímeros (primeiro brasileiro a ocupar o cargo). Ele afirma que a persistência é um dos segredos para chegar ao auge da carreira em um mercado de trabalho altamente competitivo:

“Ninguém chega ao topo por sorte. É preciso muito suor e determinação para alcançá-lo”.

Essas e outras lições estão em Sonhar alto, pensar grande, que acaba de ser lançado pela Editora Gente.

Theunis, que é administrador de empresas e trabalhou por mais de 28 anos no Grupo Bayer, conta sua trajetória recheada de desafios e conquistas no livro, e mostra a importância de sonhar alto e fazer planos desafiadores para o futuro.

Hoje, além de presidir a Associação Brasileira de Recursos Humanos de São Paulo (ABRH-SP), ele é conselheiro consultivo e de administração de empresas como Aon Brasil e Grupo Mottin. Atua também como coach e mentor para CEOs.

Quinze ensinamentos

Na obra, Theunis Marinho destaca os “Quinze mandamentos para o sucesso no mundo corporativo”:

  1. Sonhe alto e faça planos desafiadores para o futuro. Lembre-se: nossos olhos não ficam na nuca.
  2. Não delegue seu destino a terceiros.
  3. Aprenda a dizer não, sempre que necessário e na hora certa.
  4. Não cultive relacionamentos destrutivos. Eles são epidêmicos.
  5. Discipline-se com pensamentos positivos. A vida fica mais suave.
  6. Reflita sobre as consequências dos seus atos antes de colocá-los em prática.
  7. Cultive suas amizades, mesmo que sejam passageiras.
  8. Aprenda com seus erros. Eles são ótimos “professores”.
  9. Não sofra por antecipação.
  10. Não apague seu passado. Ele é seu alicerce mais profundo. Negá-lo é tornar-se um indivíduo falsificado”.
  11. Não adie soluções para seus problemas. Resolva-os respeitando o tempo e todos os envolvidos.
  12. Perdoe quem já o magoou. Você desocupará espaços para preenchê-los com coisas boas.
  13. Estude sempre.
  14. Errar é inevitável.
  15. Tenha bom humor.

Uma das coisas bacanas do livro é que essas lições são apresentadas com exemplos reais, em linguagem direta e deixam uma mensagem poderosa.

Ele está disponível na Saraiva e em outras grandes livrarias de todo o país.

Boa leitura!

Seis dicas pro trabalho de Assessoria de Comunicação vender mais!

Claro que muitos nos procuram para consolidar imagem frente à concorrência, em busca de exposição positiva junto a investidores ou patrocinadores, reconhecimento de marca, etc. Mas o foco de 70%, principalmente de empreendedores e PMEs, é ajudar nas vendas.

Um cliente, estreante no mundo da Comunicação Corporativa, nos contratou porque “O mundo mudou, não consigo mais telefonar e marcar uma reunião como se fazia antigamente. Então quero aparecer para que meu telefone toque”.

Com informações interessantes para divulgar, já viu sua empresa, em menos de três meses, em veículos de enorme relevância como Folha de S. Paulo, Valor, Época, O Globo, entre outros.

Mas o telefone não tocou. O e-mail não chegou. O whatsapp/Skype/Messenger/FaceTime não apitou.

Analisando as demais ferramentas e iniciativas de Comunicação da empresa, uma consultoria de São Paulo, vimos que a aposta na Assessoria de Imprensa estava acontecendo isoladamente. Isso não é mais suficiente num mundo de tantas informações pipocando exaustivamente na tela do computador ou celular, e disputando continuamente a atenção do leitor – ou futuro cliente.

Imagine a cena: o executivo que você quer atingir, aquele que vai comprar prestação de serviços ou produtos de sua empresa, lê uma matéria com ou sobre você. “Puxa, isso é interessante, vou ligar para essa empresa”.

Nesse meio tempo, a secretária deixou um documento urgente, 32 e-mails chegaram, o grupo da equipe no Whatsapp tem outras dezenas de notificações, a matéria seguinte também é interessante… pronto: a sua empresa entrou para a memória, que precisará ser novamente provocada.

Qual a solução: múltiplas ações, todas simples, desenvolvidas em ambiente propício para o seu público-alvo interagir com você.

Seis ações de comunicação para ajudar na geração de leads:

  1. Quando sair uma matéria, coloque no LinkedIn da empresa (sim, ela precisa ter uma página bem produzida e atualizada).
  2. Depois compartilhe essa notícia no seu perfil profissional (que você manterá ativo!) com um lembrete: “Hoje estamos no JORNAL TAL com nosso PROJETO/PRODUTO/SERVIÇO”.
  3. O mesmo vale para o Facebook, ainda mais se seu target for pessoa-física, consumidor final. Um cliente de mercado financeiro captou vários investidores nessa rede com um único post de uma matéria.
  4. Modele um e-mail marketing para compartilhar as principais notícias com clientes e prospects. Outro cliente da Comunicare, este B2B, mandou o tal e-mail com sua matéria no Estadão e recebeu de volta elogios – e pedidos de reunião.
  5. Atualize o site o quanto antes, e coloque lá a notícia e o seu contato. A imagem que o futuro cliente encontrar na internet deve ser condizente com o que viu no jornal – e, assim, de cara ter a certeza “Ah, são esses mesmos!”.
  6. Pense ainda no Whatstapp, grupos de LinkedIn ou Facebook, Instagram se for pertinente ao seu negócio.

Resumindo, faça a notícia chegar a sua network e pipeline de prospects por vários canais. É tão importante quanto o Valor, Folha, Época, revistas especializadas, etc, falarem bem de você.

O que todas as ações acima têm em comum?

1 – Deixam seu cliente a somente um clique (responder/curtir/comentar/telefonar) de sua empresa.

2 – Sua Agência de Comunicação pode realizá-las rapidamente, sem implicar mais trabalho para você.

 

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Quanto custa uma Assessoria de Imprensa?

Eis uma pergunta recorrente e com múltiplas variáveis para responder.quanto_custa_assessoria_imprensa

Basicamente você estará pagando a soma da estrutura da agência com a remuneração de assessores de imprensa, relações-públicas e outros profissionais dedicados ao projeto.

O fator mais preponderante é o nível dos jornalistas, RPs e demais profissionais de Comunicação envolvidos em cada projeto de assessoria de imprensa.

Bons profissionais têm preço – e valem esse investimento.

Ao pedir orçamentos indiscriminadamente, você receberá de preços irrisórios (já vimos cobrarem R$ 500,00 ou R$ 1.000,00. Mas não confie, aliás fuja!) a somas estelares – essas últimas, normalmente, são de grandes agências para grandes companhias que exigem, além de inteligência, volume alto de horas dedicadas.

No meio do caminho, há agências de médio porte e as boutiques, com profissionais ultra especializados e estrutura otimizada.

Mas, se sua necessidade é posicionar bem sua empresa nos principais veículos que influenciam seu segmento de atuação, tenha em mente que isso é algo relevante, estratégico e não são profissionais e agências mal remunerados que vão conseguir.

Para saber se está bem pago, o ideal é tentar ligar a complexidade dos seus assuntos e necessidades da sua empresa ao valor que lhe foi pedido. Mas, mais uma vez, não confie em orçamentos ‘baratinhos’.

Você contrataria um médico baratinho, ou chamaria aquele que você confia para cuidar da sua saúde?

O mesmo vale para a imagem da sua empresa!

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Crise – mexa-se ou afunde com ela

 

Soluções cômodas, zona de conforto, desperdício de recursos (seja inteligência, energia ou, obviamente, dinheiro) são algumas das posturas proibidas para quem quer atravessar com menos sustos um período desafiador. E sair até melhor do que entrou.

Resumindo, a crise é um ‘mexa-se ou afunde com ela’.

Na nossa área de comunicação corporativa, temos notado um movimento interessante de clientes: empresas líderes em seus setores revendo suas soluções e prestadores de serviços. A palavra de ordem é racionalizar para não cortar.

Do lado de cá do balcão, dos prestadores de serviços, isso traz desafios para os maiores players do mercado e também para as agências especializadas estilo boutique, caso da Comunicare.

As grandes precisam mostrar mais agilidade, rever custos, processos, colocar mais criatividade e personalização no atendimento – algo que nem sempre conseguem.

Já as boutiques, com sua alta especialização e personalização, têm que comprovar que essa é sua hora – ou seja, que são alternativas de custo mais racional, com maior dinamismo e flexibilidade, atuação mais focada nos objetivos de negócios dos clientes e resultados tão bons quanto as concorrentes. Tudo isso dentro de uma estrutura enxuta.

Por aqui, temos feito nossa parte e conquistado boas vitórias – já são dois os novos clientes no cenário atual.

Mexa-se!

 

Assessoria de imprensa é baseada em relacionamento profissional com as redações

jornais

 

Uma dúvida constante: A quais veículos vocês têm acesso?

– Sem arrogância ou exagero, a todos. Se ainda não tivermos o acesso, nós construímos.

O diálogo acima fez parte de uma reunião recente da Comunicare com um prospect que busca assessoria de imprensa, e denota bem o movimento que vivemos no meio.

Se a profissionalização no atendimento é necessária e irreversível, essa dinâmica também se verifica no relacionamento com os veículos de comunicação. Acabou, ou tem seu fim próximo, a era do “sou amigo do fulano na redação”.

Hoje, prevalece a Assessoria de Imprensa que construir relações profissionais e eficientes com os mais diversos veículos que façam diferença para o negócio de seu cliente.

Outra conversa, desta vez com um cliente, também ilustra e esclarece bem o tema:

– Precisarei pagar para sair aqui?!, perguntou o cliente em tom contrariado, com um grande jornal na mão. Meus concorrentes estão lá!, emendou.

– Calma, eles estão trabalhando marca e relacionamento com a imprensa há muito tempo. Nós começamos há pouco, mas já estamos comprovando para esse mesmo jornal que sua empresa merece estar lá.

Poucas semanas depois, uma matéria de meia página confirmou o progresso.

Ou seja, nem amizade, nem matéria paga. O fator-chave de sucesso é o profissionalismo.

Obs.: no primeiro diálogo, a melhor maneira de sanar a dúvida foi “vamos abordar de outra maneira. Você quer saber onde meus clientes têm aparecido? Esta semana tivemos matérias em…”.

Assessoria de Imprensa – O que eu preciso fazer?

Imagem Blog

 

 

Voltando ao tema O que faz uma Assessoria de Imprensa (clique se quiser relembrar), sempre nos perguntam “qual será minha parte, o que eu terei que fazer?”.

Uma máxima que usamos muito é que a Assessoria de Imprensa é uma via de duas mãos, ou seja, processos, informações e demandas precisam fluir para os dois lados.

Isso significa que o cliente precisa ter uma participação ativa e consciente, mas que não demanda muitas horas.

Em três lances, é papel do cliente:

1 – passar informações completas e precisas (pode até ser em excesso, depois a assessoria depura). Ou abrir o acesso à fonte dos dados;

2 – atender a imprensa com prioridade – pois essas demandas não caem do céu, na maioria das vezes um trabalho complexo foi executado para que ela surgisse – e sua empresa está investindo para que isso ocorra;

3 – confiar na Assessoria de Imprensa, seja ela interna ou contratada. E confiar significa abrir todos os números e dados, atender as orientações e seguir as estratégias definidas por esses profissionais para todas as situações, inclusive e principalmente nas crises de imagem.

IMPORTANTE:

Para dar certo, a Assessoria de Imprensa precisa ter um sponsor interno, ou seja alguém dentro da empresa responsável pela interface e que realmente seja um entusiasta do trabalho. Não adianta colocar a Assessoria de Imprensa como job de alguém sobrecarregado.

É assunto relevante, estratégico, prioridade para quem quer se comunicar bem. E deve ser tratado como tal!

Abraços,

Comunicare

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